le CONSERVATOIRE DE SAINT BRIEUC recrute un agent d’accueil et de secrétariat [F/H]

La Ville de Saint-Brieuc recrute pour son Conservatoire musique, danse et théâtre un.e agent.e d’accueil et de secrétariat.
Le Conservatoire à rayonnement départemental de Saint-Brieuc est situé au sein de la Villa Carmélie qui regroupe 14 associations culturelles de pratique artistique, et de nombreux autres utilisateurs occasionnels.

MISSIONS DU POSTE

Accueil téléphonique

• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Informer quand cela est possible ou noter et transmettre les messages en recueillant les éléments essentiels (identité, coordonnées, objet)
• Gérer simultanément les appels et les visiteurs

Accueil physique

• Assurer l’ouverture et fermeture (avec mise sous alarme) du Conservatoire et du Pôle associatif
• Gérer la distribution des clés de salle auprès des enseignants, élèves et associations
• Renseigner les usagers sur les activités pédagogiques et sur la saison culturelle
• Maintenir en ordre le hall d’accueil et le poste de travail (notamment, mise à jour quotidienne des présentoirs et panneaux d’affichage)

Accueil ” informatique “

• Renseigner les enseignants, élèves et associations sur les disponibilités des salles et, le cas échéant, enregistrer les réservations sur le progiciel i-Muse
• Renseigner les usagers sur les places disponibles pour les spectacles et, le cas échéant, enregistrer les réservations dans les fichiers informatiques prévus à cet effet

Secrétariat

• Gérer les agendas du directeur et du directeur-adjoint (prise de rendez-vous, organisation de réunions)
• Gérer les ordres de mission de l’ensemble du personnel
• Enregistrement et diffusion du courrier
• Suivi des interventions de maintenance des services techniques

Scolarité

• Suivre les reports de cours des enseignants
• Gérer les absences des élèves (informer les enseignants et enregistrer les absences sur le progiciel i-Muse)
• Gérer les absences des enseignants (prévenir les familles par téléphone ou par e-mail)
• Participer à la saisie des inscriptions et des réinscriptions sur le progiciel i-Muse

Assistance à la surveillance

• Vérifier les entrées de l’établissement, filtrer les sorties d’élèves mineurs en temps scolaire, surveiller les examens oraux et les pratiques collectives des tout-petits notamment, accompagner des groupes d’élèves lors de changements de salles.
• Effectuer un tour complet des locaux et rendre compte si nécessaire de situation ou présence anormale.
  Assistance à la régie d’orchestre
• Assister en binôme le régisseur sur des mises en place ou déplacements ponctuels d’orchestre ou plateaux danse/théâtre

CONTRAINTES ET POINTS FORTS DU POSTE

• Établissement ouvert 7 jours sur 7 en période scolaire (du lundi au vendredi de 9h à 22h, samedi et dimanche de 9h à 18h) : environ 6 fermetures à 22h pour un agent à temps complet et 1 week-end sur 3 travaillés. Établissement ouvert du lundi au vendredi de 10h à 18h pendant les vacances scolaires.
• Accueil très varié. Plus de 2000 personnes entrent et sortent chaque semaine, enfants, étudiants, parents d’élèves, enseignants, public des prestations, adhérents des associations hébergées.
• Fermeture de l’établissement du 14 juillet au 15 août et du 25 décembre au 1er janvier.
• Temps de travail annualisé.
• Posture non statique, alternée assise et en déplacement.
• Grande diversité des tâches quotidiennes.

COMPETENCES REQUISES

• Sens du service public
• Écoute et disponibilité envers le public
• Sens du travail en équipe
• Capacité à hiérarchiser les priorités
• Maîtrise des logiciels de bureautique de base (writer, calc)

CONDITIONS DE RECRUTEMENT

• Recrutement statutaire dans le cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux par mutation,
  détachement lauréat sur liste d’aptitude
• Temps complet

Temps de travail : Complet, 35h00 hebdomadaire

Si vous êtes intéressé(e) par ce poste, vous pouvez adresser votre dossier de candidature comportant lettre de motivation, curriculum vitae, diplômes et dernier arrêté de situation administrative ou votre attestation d’inscription sur liste d’aptitude à recrutement@saint-brieuc.fr
En cas d’impossibilité, vous pouvez adresser votre candidature par voie postale à :
Monsieur Le Maire
Direction des Ressources Humaines
Hôtel de Ville
BP 2365
22023 – SAINT-BRIEUC Cedex 1